Datenschutzerklärung EventMaker

Austrian-Compliance-Enquete 2017

Wir nehmen Datenschutz sehr ernst. Wenn Sie sich freiwillig auf der Veranstalter-Website registrieren oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Veranstaltungsadministration bzw. zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Wir sind für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser Website verantwortlich im Sinn des Datenschutzgesetzes und die nachstehende Datenschutzerklärung soll Ihnen einen Überblick geben, was mit den Daten passiert und welchen Schutz wir Ihnen anbieten. Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:

Putz & Stingl
Fachgruppe der Freizeit- und Sportbetriebe
tf2@wknoe.at

(im Folgenden Veranstalter)


Präambel
Der Veranstalter beschäftigt die BRAINTRUST MARKETING SERVICES Ges.m.b.H. als Auftragsverarbeiter und nützt dessen webbasierendes Software-Tool (SaaS) EventMaker (www.eventmaker.at). Der Veranstalter steigt mittels eines ihm persönlich zur Verfügung gestellten Benutzernamens und Passwortes in das System ein und setzt eigenständig das Einladungsmanagement von Veranstaltungen, die Durchführung von Umfragen, digitalen Quiz oder Newsletter-Mailings einfach, zeitsparend und innovativ um.

Der Veranstalter erstellt auf Basis der EventMaker-Software eine Veranstaltungswebsite mit allen Daten zur Veranstaltung im gewünschten Design und versendet personalisierte Einladungsmails. Die Eingeladenen registrieren sich auf der Veranstalter-Website und erhalten danach automatische Bestätigungsmails. Der Veranstalter kann über jedes internetfähige Gerät auf den aktuellen Anmeldestand zugreifen. Der EventMaker ermöglicht dem Veranstalter darüber hinaus die schnelle Einlassregistrierung auch mittels QR-Code-Scanning. Ergänzt wird der EventMaker durch die EventMaker-APP und EventMaker-Admin-APP.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist dem Veranstalter ein besonderes Anliegen, und wir versichern Ihnen, sehr verantwortungsvoll damit umzugehen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere gemäß Datenschutzgesetz (DSG), Datenschutz-Anpassungsgesetz 2018 (DSG 2018) und Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Um zu verhindern, dass Ihre Daten ordnungswidrig verwendet oder Dritten unbefugt zugänglich werden, wurden geeignete und ausreichende Sicherheitsmaßnahmen ergriffen. Bei der Datenverarbeitung wird der Veranstalter von qualifizierten Auftragsverarbeitern unterstützt, die im Rahmen des Auftrags und der Weisung des Veranstalters auch auf personenbezogene Daten zugreifen können. Die Auftragsverarbeiter wurden zum Schutz Ihrer persönlichen Daten auf das Datengeheimnis verpflichtet, wobei die Verschwiegenheitspflicht auch nach Beendigung der Tätigkeit für den Veranstalter aufrecht bleibt.

Gegenstand der Datenschutzerklärung
Diese Erklärung bezieht sich auf die personenbezogenen Daten, die durch den Veranstalter auf Grundlage Ihrer Zustimmung in die EventMaker-Datenbank zum Zwecke der Veranstaltungseinladung, Einladung zur Umfrage oder Besendung mit Newslettern importiert bzw. durch die EventMaker-Administratoren direkt im EventMaker angelegt werden, oder durch den Besuch der Veranstalter-Website bekannt bzw. im Zuge der Veranstaltungsregistrierung erhoben werden. Sie informiert darüber, wie mit den Daten umgegangen wird.

Persönliche Daten und ihre Verarbeitung
Zwecks Vertragserfüllung oder zur Beantwortung vorvertraglicher Anfragen, zur Administration einer Veranstaltung, insbesondere der Einladung zur Veranstaltung bzw. der Veranstaltungsregistrierung sowie der im Zusammenhang damit stehenden Kommunikation (z.B. Zusendung von Anmeldebestätigung, Platzreservierung etc.) ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die Sie dafür auf der Registrierungsseite bekannt geben, erforderlich. Für den Fall, dass Sie dritte Personen zur Veranstaltung anmelden, erklären Sie damit ausdrücklich, dass Sie berechtigt sind, diese Anmeldung vorzunehmen und eine entsprechende Zustimmungserklärung zur Datenverarbeitung und zum E-Mail-Empfang abzugeben.

Es werden dabei folgende Daten von Ihnen sowie – im Zuge von Eventregistrierungen – von eventuellen Begleitungen erhoben bzw. vom Auftraggeber im System hinterlegt:
  • Geschlecht
  • Titel
  • Vor- und Zuname
  • Firmenzugehörigkeit
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
Nicht standardmäßig, aber veranstaltungsspezifisch können vom Veranstalter auch weitere Daten erhoben werden, falls dies erforderlich ist (z.B. Essenspräferenzen, Verrechnungsadresse etc.). Sofern es sich dabei um besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinn des Art. 9 DSGVO handelt, holt der Veranstalter hierfür die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen ein.

Die Buchungsdaten werden vom Veranstalter zwecks späterer Vertrags- bzw. Veranstaltungsabwicklung und zur Beantwortung von Anschlussfragen gespeichert und nach vollständiger Erledigung bzw. nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Als Nutzer der Veranstalter-Webseite können Sie darüber hinaus auch Ihre Zustimmung erteilen, dass Ihre personenbezogenen Daten zur regelmäßigen Zusendung von Newslettern, zur Einladung zu weiteren Veranstaltungen, Befragungen und Quiz sowie gegebenenfalls zur Überführung der Daten in ein CRM-System gespeichert und verarbeitet werden.

Empfänger der Daten
Die Daten, die der Veranstalter erhalten hat oder die Sie im Zuge der Eventregistrierung bzw. Umfrage eingegeben haben, werden in einer hochprofessionellen Serverfarm in Österreich (Wien) gehostet, wobei sichergestellt ist, dass auch der vom Veranstalter eingesetzte IT-Dienstleister die erforderlichen Datenschutzstandards einhält. Der Veranstalter gibt Ihre Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung an Dritte weiter.

Logfiles
Aus Sicherheitsgründen sowie zur Erhaltung der Stabilität und Datensicherheit des Betriebssystems werden bei Ihrem Zugriff folgende Daten auf den Servern unseres IT-Dienstleisters gespeichert: Ihre IP-Adresse, aufgerufene Seite, Browser und Referrer sowie Datum und Uhrzeit der Anfrage. Dabei handelt es sich um Informationen, die Ihr Browser (z.B. Chrome, Firefox, Safari etc.) während Ihres Besuches automatisch an den IT-Dienstleister übermittelt, der sich vorbehält, die Daten im Fall konkreter Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung nachträglich zu prüfen. Die Logfiles werden nach maximal 2 Jahren gelöscht. Es findet keine personenbezogene Auswertung dieser Daten statt.

Cookies
Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch der Veranstalter-Webseite auf Ihrem Endgerät abgespeichert werden. Cookies werden eingesetzt, um Interaktionen mit Webseiten und Diensten des Veranstalters einfacher zu machen und eine fehlerfreie Anwendung sicherzustellen. Die meisten der verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“, die nur kurzfristig auf Ihrem Endgerät gespeichert und nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht werden. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen die Wiedererkennung eines Users bei erneuter Nutzung der Web-Applikation. Sollten Sie mit der Verwendung von Cookies nicht einverstanden sein, können Sie jederzeit die Verwendung von Cookies blockieren bzw. löschen. Hierfür steht Ihnen eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung (einschließlich Browser-Steuerelemente und -Einstellungen). Nähere Informationen zur Blockierung von Cookies erhalten Sie in den Hilfestellungen Ihres Web-Browsers. Eine einwandfreie Funktionalität aller Angebote kann vom Veranstalter bei der Deaktivierung von Cookies nicht gewährleistet werden.

Statistik
Zur Verbesserung des Onlineangebots des Veranstalters werden bei Bedarf Besucherstatistiken ausgewertet. Hierzu wird das Open-Source Web Analytics Tool "Matomo" verwendet. Matomo verwendet Cookies (siehe auch vorangehenden Absatz), um eine Analyse der Benutzung der Applikationen zu ermöglichen. Zu diesem Zweck werden die durch die Cookies erzeugten Nutzungsinformationen an die Server unseres IT-Dienstleisters übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert. Dies dient ausschließlich der Webseitenoptimierung. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang umgehend anonymisiert, sodass eine Zuordnung zu Ihnen bzw. Ihrem Endgerät nicht mehr möglich ist. Die anonymen, aggregierten Statistikdaten werden getrennt von Ihren eventuell angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert und lassen keine Rückschlüsse auf eine bestimmte Person zu.

Sie können der Datenspeicherung durch Matomo widersprechen, indem Sie in Ihrem Browser einrichten, dass Sie nicht in derartige Statistiken einbezogen werden (sog. "Do-not-track").

Recht auf Widerruf, Berichtigung und Löschung der Daten
Sie können die Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten durch den Veranstalter über den EventMaker jederzeit widerrufen. Das hat zur Folge, dass Ihre Daten – sofern nicht ein anderer Grund für eine rechtmäßige Verarbeitung vorliegt – nicht weiter verarbeitet werden dürfen. Ein solcher Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht. Darüber hinaus finden Sie in jedem EventMaker-Mailing (für Veranstaltungen, Newsletter, Umfragen) am unteren Ende des Mailings einen Abmelden-Link, mit dem Sie die weitere Zusendung von elektronischen Informationen durch den Veranstalter abbestellen können.

Sie können die vom Veranstalter hinterlegten Daten außerdem bei jeder Veranstaltungsregistrierung selbst korrigieren oder vom Veranstalter korrigieren lassen. In diesem Fall sowie für eine vollständige Löschung Ihrer Daten aus der Datenbank des Veranstalters schreiben Sie bitte ein E-Mail an tf2@wknoe.at.

Ihre sonstigen Rechte
Ihnen stehen grundsätzlich auch die Rechte auf Auskunft, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zu. Sämtliche Rechte können Sie durch ein E-Mail an tf2@wknoe.at ausüben, wobei Sie sich identifizieren bzw. zu Ihrer Identifikation beitragen müssen, damit sichergestellt ist, dass die Antwort auch tatsächlich an die betroffene Person adressiert wird.

Weiters können Sie Beschwerden zum Thema Datenschutz bei der österreichischen Datenschutzbehörde (https://www.dsb.gv.at/kontakt, Österreichische Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at) als nationaler Aufsichtsbehörde einbringen.

Datenschutz
Wie bereits erwähnt, werden Ihre Daten ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben. Um die Datensicherheit zu gewährleisten, ist der Zugang zu Ihren Daten passwortgeschützt, wodurch – neben dem Veranstalter – nur berechtigte EventMaker-Bearbeiter des IT-Dienstleisters BRAINTRUST Marketing Services GmbH (Software-Entwickler, (technischer) Support, Hosting) Zugriff auf das Konto und die Daten haben.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Der Webseitenbetreiber behält sich vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, aktuellen Gegebenheiten und gesetzlichen Neuerungen anzupassen.